Det administrativa arbetet i en BRF-styrelse är naturligtvis viktigt – men ofta också onödigt tidskrävande. Det menar Anna Rosén som är affärsutvecklare på bostadsutvecklaren och fastighetsförvaltaren Riksbyggen. Hon har själv suttit med som Riksbyggens representant hos flera BRF-styrelser och uppfattar att medlemmarna ibland är utarbetade.
– Många känner med all rätt att de drar ett tungt lass. Men det finns digitala lösningar som både förenklar och effektiviserar jobbet, säger hon.
EXTERN LÄNK: Läs mer om appen Mitt Boende
Klassisk tidstjuv
En av de klassiska tidstjuvar som Anna Rosén känner till från sitt arbete med styrelserna är uthyrningen av gemensamma ytor och lokaler, till exempel gästlägenheter och festlokaler. Många föreningar använder sig av krångliga upplägg som gör att styrelsen i längden drar sig för att hyra ut, även om det är uppskattat av de boende och det finns extrapengar att tjäna.
– Det är exempelvis inte ovanligt att man utser någon i styrelsen som ska ta emot bokningsförfrågningar via mail eller telefon och löpande sköta administrationen i kalkylprogram. För att få in intäkter för bokningarna behöver den bokningsansvariga sedan sammanställa informationen och se till att fakturor går ut till de boende, säger Anna Rosén.
Men den här administrationen tenderar att kosta mer i tid än vad den genererar i kronor. Den ansvariga måste dessutom ha koll på om personen som bokat faktiskt har nyttjat lokalen – eller valt att avboka i sista stund.
– Sammantaget kan det kräva så mycket arbete för styrelsen att det tar tid från andra viktiga satsningar – eller att man väljer bort att hyra ut lokalerna.
”Inget behöver administreras”
2022 lanserade Riksbyggen appen Mitt boende för att förenkla arbetet för BRF-styrelser. Den är gratis för de boende och kostar bara 225 kronor per månad för föreningen.
En av föreningarna som använder Mitt Boende är Helsingborgshus 10, med över 200 lägenheter. Verktyget har sparat dem mycket tid, särskilt när det gäller att hantera uthyrningen av gemensamma utrymmen.
– Idag bokar de boende själva vår övernattningslägenhet, vår samlingslokal eller vårt partytält via Mitt Boende och kostnaden kommer på hyresavin. Inget av det behöver administreras av oss i styrelsen, säger Roland Härstedt som är ordförande i Helsingsborgshus 10 sedan tio år tillbaka.
Bland annat får de boende direkt veta om de kan boka sina önskade dagar utan att behöva kontakta någon i styrelsen.
– På så sätt förbättrar appen både för styrelsen och för de boende, säger Roland Härstedt.
EXTERN LÄNK: Så kan Riksbyggen hjälpa er BRF. Få en kostnadsfri offert
Inga fler svarta hål
Appen har även flera andra funktioner utöver uthyrningsdelen. Boende kan exempelvis göra felanmälningar via appen, följa sin elförbrukning eller fråga grannarna om någon har en borrmaskin att låna ut. Anna Rosén har också sett att appen kan förbättra dialogen mellan styrelsen och de boende.
– Ibland kan styrelser känna att de kastar ut information i ett svart hål när de mailar boende i sin förening eller lägger upp något på webben. Men i Mitt Boende-appen finns både en slags anslagstavla och en chattfunktion, och styrelsen kan se precis vilka lägenheter som har tagit del av publicerad information, säger hon.
Kan locka fler till styrelsen
När Riksbyggen för två år sedan frågade boende i ett antal föreningar vad som skulle få dem att engagera sig i sin styrelse svarade 40 procent att de skulle göra det, om arbetet skedde digitalt.
– Det finns ett starkt intresse för digitala verktyg och enligt mina erfarenheter gör de här lösningarna styrelsearbetet roligare, något som i sin tur lockar fler till att engagera sig i huset. Så jag uppmuntrar alla utarbetade BRF-styrelser att se hur de kan digitalisera sina processer – det finns många arbetstimmar att spara, säger Anna Rosén.
EXTERN LÄNK: Här finns Riksbyggens fastighetsförvaltning – hitta din ort
Smarta funktioner i Mitt Boende
- Uthyrning och bokning av gemensamma ytor som bastu, gästlägenhet eller gemensamhetslokal. Boende kan boka direkt och betala utan att styrelsen behöver administrera.
- Boende kan göra felanmälan, se sina månadsavier och aktuella hyreskontrakt för exempelvis parkeringsplats, följa sin energiförbrukning, beställa hushållsnära tjänster samt få erbjudanden från hantverkare eller städhjälp.
- Styrelsen kan kommunicera med de boende och de boende med varandra via funktioner som chatt och anslagstavla.